Elektronik Belge Yönetim Sistemi (Ebys)

Elektronik Belge Yönetim Sistemi (Ebys)

Elektronik belge yönetimi, kurumların gündelik işlerini yerine getirirken oluşturdukları her türlü dokümantasyonun içerisinden kurum aktivitelerinin delili olabilecek belgelerin ayıklanarak bunların içerik, format, ve ilişkisel özelliklerini korumak ve bu belgeleri üretimden nihai tasfiyeye kadar olan süreç içerisinde yönetmektir.

Neden EBYS?

  • Teknolojik Gelişmeler
  • Maliyet
  • Zaman tasarrufu
  • Şeffaflık
  • Kolay yönetebilme ve hızlı erişilebilirlik
  • Standartlaştırma
  • Arşivleme
  • Ekolojik kazanç

EBYS Çalışmaları

  • Elektronik Belge Yönetim Sistemi çalışmaları 2012 yılı içerisinde söz konusu TSE 13298 standartlarını karşılayan çeşitli firmalarla ön görüşmeler yapılıp, 2013 Mart ayı içerisinde ihalesi yapılarak program tedarik edildi.
  • Sistem için gerekli olan teknik altyapı (donanım/yazılım) hazırlandı.
  • Tüm kullanıcılar sisteme aktarıldı ve yetki tanımlamaları yapıldı.
  • Başbakanlık Devlet Teşkilatı Veri Tabanı (DTVT) ndan birimlerin güncel haberleşme kodları ve ağaç yapıları alınarak sisteme aktarıldı.
  • Kurum içi ve Kurum dışı yazışma şablonları oluşturulup sisteme yüklendi.
  • Evrak döngüsü (İş akış şemaları) oluşturulup sisteme yüklendi.
  •  Akademik ve İdari personelimizi kapsayan yaklaşık 1000 kişiye (İlçeler ve Germiyan Yerleşkesi dahil) EBYS kullanıcı eğitimi verilerek DPÜ imza yetkileri yönergeleri doğrultusunda uygulamalar yapıldı.
  • Tübitak Kamu SM’ den Zaman Damgası ve Elektronik İmza (1237 adet)  alım işlemleri yapıldı. Kullanıcılara e imza dağıtımları tamamlandı.
  • 135 adet çok fonksiyonlu normal tarayıcı ve 16 adet hızlı evrak tarayıcı alımı yapılarak ilgili birimlere dağıtımları yapıldı.
  • EBYS canlı ortama geçildiğinde sorunları en aza indirebilmek için birim sorumluları eğitimleri yapıldı.
  • EBYS ıslak imza ve paraf onay işlemleri, e-imza ve e-paraf işlemlerine çevrildi.
  • EBYS Sistemine SSL (SecureSocketLayer) güvenli soket katmanı yüklendi

Temel süreçler

  • Kurum Dışı Gelen Evrak Süreci
  • Kurum Dışı Giden Evrak Süreci
  • Kurum İçi Giden Evrak Süreci
  • Bilgi Edinme Süreci

 

Son Güncelleme Tarihi: 03 Aralık 2015, Perşembe